Viagens corporativas são um dos principais processos estratégicos de uma empresa, funcionando como excelentes oportunidades de expansão quando o assunto é cartela de clientes.
Se todos os passos não forem bem organizados e delineados, os deslocamentos podem acabar gerando prejuízos. Dessa forma, estruturar os procedimentos é fundamental para não somente diminuir os custos, mas, também, melhorar a produtividade e conferir muito mais qualidade aos trajetos.
Pensando nisso, separamos 6 dicas para você realizar uma boa gestão de viagens corporativas. Continue a leitura para não perder nada!
A gestão de viagens corporativas ideal para sua empresa
Com a antecipação das ocorrências e coordenação corretas, a experiência de viagem dos profissionais será excelente e seu setor financeiro não ficará perdido.
1 – Faça um checklist
A primeira medida que você precisa tomar na hora de realizar a gestão de viagens corporativas da sua empresa é criar uma lista com tudo que será preciso durante o processo.
Ela servirá de base para todos os passos posteriores, por isso anotar os seguintes quesitos é fundamental:
- Quantidade de pessoas que irá viajar;
- Data e horário de ida e volta;
- Solicitação e aprovação para os deslocamentos (verba disponibilizada);
- Documentação necessária;
- Viabilização de compra de passagens e hospedagem;
- Possibilidade de gastos extras.
2 – Faça uma política de viagens corporativas
Depois de fazer o checklist, você irá determinar um regulamento que orienta e define todas as etapas envolvidas na realização de todo o evento. Esse documento precisa detalhar as informações primordiais de todo o processo.
Critérios utilizados para contratação de serviços, procedimentos de reembolso, limites de gastos e outros são dados que não podem ficar de fora. Quando mais completo o arquivo estiver, maior será a segurança nos futuros deslocamentos.
Além de ser fundamental na redução de gastos com processos administrativos e operacionais, a política de viagens corporativas ajuda você a controlar as despesas, definir estratégias e conferir mais qualidade aos serviços prestados durante o roteiro, sempre alinhada à cultura da empresa.
3 – Planejamento em cada passo
Na gestão de viagens corporativas, o planejamento é sinônimo de economia. Se existir a necessidade de deslocamento rotineiro, é preciso definir datas com antecedência. Essa é uma outra forma de obter ofertas melhores quanto ao custo.
O ideal é criar um cronograma de viagens que mostre cada deslocamento nos próximos meses. Com essa iniciativa, sua empresa procede de forma estratégica em casos de cancelamentos, remarcações e imprevistos – evitando prejuízos financeiros.
4 – Utilize um B.I
A gestão de viagens corporativas é uma das áreas que mais se beneficia com os recursos inovadores e práticos da tecnologia. Para tanto, existem hoje no mercado vários softwares que permitem agilizar processos e que são indicados para quem pretende reduzir custos.
O Power B.I, por exemplo, é um importante aliado para um gestor que pretende encontrar as melhores tarifas para passagens, já que apresenta valores médios referentes a várias cidades.
Com essa ferramenta, você consegue alinhar suas viagens com foco em planejamento, organização e redução de custos.
5 – Estabeleça metas
Sabemos que viajar é sempre uma experiência incrível, mesmo quando existe motivação organizacional por trás. No entanto, é extremamente importante que a sua equipe não confunda essa viagem de negócios com um passeio turístico, principalmente se essa for a sua primeira experiência.
Sempre defina objetivos e metas, bem como os compromissos e tarefas, além de delegar as funções necessárias para a executar o roteiro. Você precisa determinar que o viajante assuma uma postura profissional durante o expediente.
6 – Emita relatórios e faça análises de desempenho
Para uma boa gestão de viagens corporativas, você precisa se basear nas informações e dados da sua própria empresa e no seu histórico de viagens. Por isso, é muito importante manter um banco de dados que será formado por meio de relatórios preenchidos sempre após cada evento.
Assim, você consegue avaliar custos desnecessários, melhorar os fornecedores e parceiros e otimizar cada uma das práticas. Além disso, fica mais fácil visualizar os gastos bem como prestar contas para o setor financeiro.
Com essas nossas dicas para uma boa gestão de viagens corporativas você pode conduzir estratégias muito mais precisas.
Ainda tem dúvidas? Entre em contato com a Ecos Turismo que te ajudamos a chegar cada vez mais longe
