Processos burocráticos, como as viagens corporativas, precisam ter gestão financeira e controle de gastos como parte principal da organização, para que nenhum tipo de despesa ou custo seja elevado e altere o orçamento.
Gerir o planejamento financeiro evita que imprevistos atrapalhem a viagem, uma vez que o consumo de recursos que estão fora da programação pode se tornar um problema sério.
Por ser uma atividade importante, o controle de gastos deve ser feito com foco nas negociações e redução de custos. Confira a seguir algumas dicas!
Controle de gastos – A melhor maneira para sua empresa
Descubra como o controle de gastos feito de forma pontual, pode ajudá-lo a economizar, produzir mais, aumentar metas, entre outros benefícios.
Prepare o orçamento
O primeiro passo para o controle de gastos em viagens corporativas é sempre o planejamento. Para poder se organizar, melhorar e controlar efetivamente cursos, o recomendado é que sua empresa separe uma parte do orçamento especial para esse tipo de evento.
Planejar sempre é a forma mais segura e inteligente de evitar gastos supérfluos e desperdício de verba!
Elabore uma política de viagens
A política de viagens de uma empresa estabelece o conjunto de orientações, regras e diretrizes corporativas que regulam todo e qualquer tipo de trânsito de funcionários entre outras localidades.
Portanto, é uma ferramenta estratégica de gestão que permite que você controle os gastos e aponte as melhores práticas.
Esse documento precisa, por exemplo, explicar como devem ser realizadas as pesquisas de preços, fornecedores autorizados, esclarecer como funcionários precisam comprovar gastos no percurso e mostrar formas de pagamento aceitas.
Com todos esses aspectos definidos de forma precisa, não somente o controle financeiro é aprimorado, como sua empresa cria um banco de dados riquíssimo para o planejamento de viagens corporativas futuras.
Desenvolva diretrizes para reembolsos
Bastante delicado quando se pensa em viagens corporativas, o controle de reembolso de funcionários pode gerar muitas dores de cabeça.
Primeiramente, é importante definir quais tipos de despesas são consideradas reembolsáveis. Transporte, alimentação e hospedagem podem fazer parte da categoria.
Em seguida, defina qual o teto de gastos para cada um dos tipos de despesas reembolsáveis. Lembre-se de manter o valor condizente com o mercado, não privando sua equipe de produtos e serviços de qualidade.
Por fim, estabeleça prazos para esses reembolsos, definindo o tempo obrigatório que a empresa terá para devolver determinado valor usado em uma viagem de negócios. Estabeleça também as formas de comprovação de gastos, como faturas e notas fiscais.
Estabeleça hierarquia para aprovação
Quando o assunto são viagens corporativas, a sua empresa pode estabelecer uma hierarquia de aprovação simples. O solicitante procura um outro colaborador que, por sua vez, fica responsável de realizar cotações.
Todo esse processo precisa ser supervisionado pelo setor financeiro, que irá se responsabilizar pela administração do montante total do orçamento e, posteriormente, do controle de gastos.
O importante é manter a proximidade entre as partes, o que agiliza o fluxo de autorização.
Pesquise de forma constante por fornecedores
É simplesmente impossível diminuir custos sem buscar por novos fornecedores. A cotação prévia compara preços e condições de passagens, transporte, acomodação e pagamentos.
Uma excelente ideia é investir em simulações de viagens, levando em conta preços e datas diferentes e os produtos necessários para determinado deslocamento.
Estabelecer uma política de cotação intermitente permite ao negócio ter uma gama maior de opções na hora da compra.
Existe ainda alguma dúvida para você controlar os gastos em suas viagens corporativas de forma eficiente? Entre em contato e deixe a Ecos Turismo te guiar pelo melhor caminho.
