Topo
  >  Sem categoria   >  Planejando uma viagem corporativa para 2022? Tudo o que você precisa saber para fazer uma viagem eficiente e com resultados

 

Viagens corporativas são uma grande oportunidade para colher resultados positivos nos negócios! A organização tem a chance de reunir colegas, criar networking e desenvolver novos conhecimentos importantes para o crescimento da instituição. 

 

As viagens corporativas permitem investir na capacitação de colaboradores, integração de equipes e até mesmo espaço para fechamentos de novos contratos e arranjos com fornecedores e clientes. 

 

Com tamanha importância, todo cuidado é pouco na hora de planejar a viagem corporativa da sua empresa!

 

A viagem corporativa precisa ser um ambiente propício para o desenvolvimento de habilidades e conhecimentos essenciais para o crescimento empresarial. 

 

Para te ajudar, nós preparamos um guia completo sobre como organizar a sua viagem de negócios! 

 

Vamos lá?

Antes de planejar a sua viagem

Antes de tudo, você precisa levar em consideração algumas coisas: 

Primeiro, a viagem precisa atender às expectativas da empresa! Afinal de contas, viagens corporativas consomem uma quantidade considerável de recursos, logística e tempo. 

 

Logo, a sua viagem corporativa precisa ser pensada para atingir um objetivo específico e claro: capacitar equipe de colaboradores, fechar novos contratos, ajustar relação com fornecedores etc. 

 

Segundo, a sua viagem corporativa precisa atender às expectativas dos viajantes para que a viagem traga resultados de produtividade à altura do investimento.

 

Os seus convidados precisam de um ambiente voltado para os resultados! Você precisa pensar em como organizar este ambiente para extrair o máximo dos participantes. 

 

Como organizar uma viagem corporativa?

O  primeiro passo é criar um grupo de planejamento e execução para que todas as atividades sejam distribuídas entre os integrantes! 

 

Viagens corporativas exigem planejamento, execução simultânea de atividades e pesquisa de preços e opções  – e isso funciona muito melhor com uma equipe de trabalho. 

 

Com o seu time de planejamento montado, agora você precisa estabelecer algumas estruturas fundamentais para a sua viagem corporativa.

 

Controle de despesas

Com o seu orçamento em mãos, tenha cuidado com os gastos que podem facilmente fugir do controle como translado, atividades e tempo de estadia! 

 

Você pode reduzir os seus gastos fazendo uma pesquisa extensiva – além de pedir descontos e cobertura de preço quando encontrar uma opção mais em conta. 

 

Saber negociar com hospedagens e empresas de transporte pode facilitar muito a sua gestão financeira. 

 

Processos operacionais

Gaste um bom tempo pensando nas atividades que precisam funcionar corretamente para não atrapalhar os resultados da sua viagem como: transporte, horários, roteiros e convidados!

O planejamento é essencial para evitar imprevistos e problemas que possam acontecer durante a sua viagem! 

 

Estabeleça coordenadores e supervisores das atividades para distribuir as atividades e evitar sobrecargas. Assim, cada pessoa fica responsável por um processo durante a viagem. 

 

Informações essenciais

Os viajantes precisam estar bem informados antes e durante a viagem! Por isso, crie um informativo com todos os detalhes importantes. 

 

As pessoas precisam estar cientes de para onde estão indo, quando e por quê!

 

Descreva com clareza o motivo da viagem, nome do evento, ida e volta, telefones de contato da hospedagem, telefones de emergência dos coordenadores, custo estimado, itinerários de viagens e translados, horários de check-in e check-out, horários das palestras.

 

Estratégias para resultados

Por que a sua empresa está realizando essa viagem? Qual é o objetivo? 

 

Saber qual é o propósito da viagem vai fazer toda a diferença para conquistar o resultado que se espera! 

 

Se o objetivo é capacitar os colaboradores para entrar em um novo mercado, ao fim da sua viagem, você precisa medir se, de fato, os seus colaboradores aprenderam sobre o novo mercado. 

 

Se o objetivo é fechar novos contratos, você precisa medir, ao fim da viagem, quantos contratos foram fechados e o que cooperou para esse resultado. 

 

Estabeleça o objetivo da sua viagem e, então, avalie se esse objetivo foi realmente alcançado. 

 

Responsabilidades do viajante

O seu colaborador precisa estar ciente de todas as responsabilidades, deveres e direitos exigidos para a viagem ser um sucesso! 

 

Respeitar os horários, ter todos os documentos necessários em mão, andar devidamente identificado, seguir o itinerário e o roteiro pré-definido são responsabilidades essenciais. 

 

Além disso, o seu colaborador precisa entender que a viagem corporativa é uma extensão do trabalho! Eles estão lá a negócios e não a passeio. 

 

Passagens

Uma boa pesquisa de preço é necessária para tentar reduzir os custos das passagens que são, na maioria das vezes, o item mais caro da viagem corporativa. 

 

A regra é: comprar as passagens o quanto antes. Além disso, você precisa considerar o tempo de estadia:  às vezes, vale a pena estender a viagem para reduzir o preço e pagar a mais na hospedagem. 

 

Considere também os voos com escala – mas tenha em mente se o tempo gasto no trajeto compensa o valor mais em conta.

 

Hospedagens

Prefira hospedagens próximas aos locais de encontro onde as reuniões e palestras vão acontecer! Em algumas opções, você tem a chance de realizar seus eventos dentro do próprio hotel. 

 

O agendamento da hospedagem também precisa ser feito com antecedência! E nessas horas vale a pena pedir para um local cobrir a oferta do outro para receber um bom desconto.

Transporte

Como vai ser a locomoção dos seus colaboradores no destino? Vocês vão usar táxis? Aplicativos de transporte? Alugar um carro único?

 

Você também precisa considerar a distância entre compromissos e o tempo gasto entre cada trajeto. 

 

Você precisa garantir que as movimentações vão acontecer em um tempo viável entre uma atividade e outra. 

 

Antes de finalizar, aqui estão algumas dicas para facilitar o seu trabalho

  • Prefira organizar sua viagem em baixas temporadas, se possível.
  • Defina uma política de viagem como nós vimos acima.
  • Crie um roteiro e um calendário com as datas previstas dessas viagens.
  • Organize os documentos necessários para liberar a viagem.
  • Observe as vacinas exigidas para o lugar de destino.
  • Busque reduzir gastos estipulando um valor limite para ser usado. 
  • Controle e tenha visibilidade dos gastos.
  • Existem vários aplicativos que aceleram a prestação de contas.
  • Pesquise hotéis/estadias próximos aos seus compromissos para reduzir custos com transportes.

 

Bastante coisa, não é? Que tal terceirizar a organização da sua viagem corporativa? 

A Ecos pode te ajudar! 

 

Nós planejamos tudo para você: passagens, melhores lugares, hospedagens, transportes, ambientes de negócios e translado. 

 

Entre em contato com a gente para fazer o seu orçamento!

 

Poste um comentário